miércoles, 17 de febrero de 2010

ORDEN Y LIMPIEZA DEL LUGAR DE TRABAJO

LIMPIAR Y ORGANIZAR EL LUGAR DE TRABAJO

Muchas veces pasamos mucho tiempo en nuestro colegio, o en nuestra oficina. Por lo tanto esta debería ser la indicada para lograr armonía entre el trabajo y nuestra salud. Tener orden en nuestro puesto de trabajo nos ayuda a aumentar la eficacia de nuestro trabajo.

Es por eso que nos avocamos a dar una pincelada sobre, Cómo debe ser nuestro puesto de trabajo en la oficina, de acuerdo a la iluminación, muebles, equipos y elementos decorativos.

Crear un lugar de trabajo organizado es fundamental para mejorar la calidad y
productividad del trabajo diario. Tener un lugar para todo ayuda a que el trabajo fluya
mejor y se reduzcan los conflictos.

ASPECTOS FUNDAMENTALES DE UN BUEN LUGAR DE TRABAJO:

Organización: diferenciar entre lo necesario y lo innecesario. Elimina todo lo considerado
innecesario: artículos, documentos, etc.

Orden: Organiza los artículos necesarios cerca de donde son necesarios, de manera que
cualquier anormalidad o desperdicio sea obvio. Define límites para aquello que debe ser
almacenado. Identifica los lugares que corresponden a cada cosa de manera que para todos
sea clara y evidente.

Limpieza: Esta es una forma de inspección. Asegúrate de que el equipo, herramientas y el
lugar entero esté limpio. Elimina la suciedad, polvo, basura, etc.

Genera el hábito: cuando la organización, orden y limpieza sean practicadas durante un
tiempo, se alcanzará un nuevo nivel de eficiencia. Esto se volverá permanente si se
comparte información y se busca estandarizar procedimientos al respecto, de manera que
cualquier anormalidad sea rápidamente reconocida y eliminada.

Disciplina: Exige el cumplimiento de todas las reglas, incluido el uso de equipo de
seguridad. Haz que el cumplir con los procedimientos anteriores se convierta en un hábito
establecido.
http://www.calidad.ugto.mx/

La importancia de la luz natural en la oficina

La importancia de la luz natural en la oficina Conozca cómo una correcta iluminación y el adecuado uso del monitor pueden evitar problemas visuales.
La luz permite que todos los días la gran mayoría de las personas puedan cumplir con sus labores.Como recuerda Alexánder Solís, director de la carrera de Salud Ocupacional de la Ulacit, una correcta iluminación en la oficina y el adecuado uso del monitor, son primordiales para no padecer problemas visuales en el corto, mediano y largo plazo.La disponibilidad de la luz es primordial para vivir y trabajar. “La mayoría de los problemas se generan porque, debido a la escasa cantidad de luz, las personas se ven obligadas a forzar la vista constantemente”, explicó Solís.Sin embargo, la pérdida de la vista también se puede deber a factores genéticos y no solamente de desgaste.El experto señaló que una iluminación natural general es la base óptima para diseñar cualquier sistema de iluminación de una oficina o residencia.Después de esto, es indispensable contar con disponibilidad de lámparas en la ubicación correcta y de acuerdo con las necesidad de cada empleado.“Si es un cajero de un banco, por ejemplo, necesitará una luz que le facilite apreciar más los detalles de lo que necesita una secretaria promedio”, ejemplificó Solís.Monitores El monitor de la computadora, debería estar a medio metro de los ojos de la persona y a una altura tal que le permita ver la parte superior e inferior de la pantalla sin necesidad de mover la cabeza.La mayoría de los nuevos monitores planos o de plasma son antirreflejos. Sin embargo, si usted trabaja con un modelo más viejo, debe colocarlo de manera que no se den reflejos con las ventanas (de preferencia, al lado de ellas y no dándole la espalda).Un protector certificado bloqueará los rayos infrarrojos y también evitaría reflejos.También existen diferentes modelos de lentes en el mercado que bloquean ese tipo de radiación, que aunque sea baja, es dañina para la vista. Problemas con mala iluminación Los síntomas de la agudeza visual son variados y entre ellos se encuentran el lagrimeo constante y el enrojecimiento de los ojos.Muchas veces, se pueden llegar a producir hasta dolores de cabeza cuya causa, de manera errónea, es asignada a otros factores.La pérdida de la visión, normalmente, se da después de un periodo prolongado de forzar los ojos a condiciones no aptas para leer o ver detalles. Los anteojos no le garantizan que su visión no pueda empeorar. En primer lugar, si existe una predisposición genética a perder la vista, es poco lo que puede hacer para evitarlo. En segundo lugar, muchas de las personas que comienzan a utilizar anteojos no lo hacen de la forma adecuada o siguen con sus malos hábitos.Pablo Fonsecamailto:Fonsecacontenido@elempleo.com

FALTA DE LUZ NATURAL CAUSA ENFERMEDADES

Tener buena iluminación natural es muy bueno para prevenir enfermedades tales como: fibromialgia, estrés, fatiga visual, trastorno afectivo estacional (TAE), síndrome pre-menstrual, hiperactividad, irritabilidad, entre otras.

Además la iluminación natural, aumenta la productividad, la concentración , mejora la memoria visual y auditiva. Esto según lo que descurbrió el Dr. Ott en 1970.
http://www.dsalud.com/numero42_4.htm#


GUIA DE ESTUDIO

1. De acuerdo al dibujo sobre la organización del lugar de trabajo en una oficina. Describa
el porque colocó cada uno de los puestos de trabajo, equipos y muebles en diferentes lugares?

2. Busque en la biblioteca de su colegio el tema: la organizacion del trabajo?
Elabore un pequeño resúmen. (Enciclopedia de la Secretaria)

3. Que ventajas y desventajas tiene el trabajar con luz artificial o luz natural?

4. Cuáles son los aspectos esenciales de un buen lugar de trabajo?

miércoles, 11 de noviembre de 2009

MAQUINAS DE ESCRIBIR

Maquina Electrónica


Máquina Mecánica

HISTORIA

En 1873 E. Remington and Sons, de Ilion, Nueva York, fabricaron el primer modelo industrial. La primera máquina de escribir Remington, producida para los inventores estadounidenses Sholes y Glidden, contenía casi todas las características esenciales de la máquina moderna.
MAQUINAS DE ESCRIBIR ELECTRICAS

Se utilizan desde 1925 por la Cía (IBM) quien ha llevado a cabo un papel muy importante en este campo. En estas máquinas el trabajo de levantar la línea de linotipia y golpearla contra la cinta se realiza por un mecanismo accionado a motor, así como el retorno del carro a la derecha y el desplazamiento del rodillo al final de la línea. Puesto que las teclas se utilizan sólo para poner en marcha el mecanismo eléctrico, la presión empleada por el operador es mucho menor que en las máquinas de escribir convencionales y, como resultado, el operador puede escribir más rápidamente y con menos fatiga. Otra ventaja importante es que la impresión, o presión, de cada letra es completamente uniforme.
Hay máquinas de escribir eléctricas que permiten la corrección de errores y el justificado automático o alineación uniforme del margen derecho, que suministran caracteres de idiomas y alfabetos extranjeros, que mecanografían ciertas palabras con una sola tecla, que tienen cintas con rendimiento uniforme y letras imborrables y que están provistas de esferas de caracteres intercambiables que suministran diversos tipos de letra, tales como itálicas o cursivas.


MAQUINAS ELECTRONICAS

El último desarrollo importante de la máquina de escribir fue la máquina de escribir «electrónica». La mayoría de ellas reemplazaban la bola de tipos por un mecanismo de margarita (un disco con las letras moldeadas sobre el borde exterior de los «pétalos»). Una margarita de plástico era mucho más simple y barata que la bola de tipos, pero también se desgastaba más fácilmente. Algunas máquinas de escribir electrónicas eran esencialmente procesadores de texto dedicados

La invención de la máquina de escribir permitió suplantar a los lentos copistas y le dio un carácter más oficial e impersonal a los escritos comerciales y políticos. Le permitió a la mujer ingresar masivamente al mundo laboral , entre los siglos XIX y XX.
Las primeras Remington sólo escribían en letras mayúsculas, pero en 1878 se hizo posible el cambio, para imprimir las letras minúsculas.
La máquina de escribir abrió el camino hacia la técnica conocida como mecanografía al tacto, que permitía a los operadores conseguir una gran rapidez y precisión.
Podríamos decir de cierta manera que la máquina de escribir le abrió el camino a las máquinas eléctricas y por que no a las computadoras.

Partes de la máquina de escribir

tabulador: mecanismo que permite colocar los márgenes a una distancia regular.
armazón: pieza o conjunto de piezas del esqueleto de la máquina.
timbre marginal: avisa cuando se llega al borde del margen.
teclado: conjunto ordenado de teclas de una máquina.
palanca de carro libre: palanca para cambiar de líneas y pasar al otro borde del margen.
carro: pieza de la máquina en la que va el rodillo con el papel, que se desplaza de un lado a otro.
rodillo: pieza cilíndrica de metal y giratoria que forma parte de diversos mecanismos.
espaciador: tecla que sirve para dejar espacios en blanco.
tecla de retroceso: para retroceder en el texto y corregir errores cometidos.
tecla marginal o saltador marginal: permite sortear los márgenes y más comunmente el margen derecho.
teclas de cambios de mayúsculas: para escribir solamente la inicial de una palabra con letras mayúsculas. (Es como la función del shift en una computadora actual: shift + a = A)
fijadora de mayúsculas: mecanismo a la altura de la fila guía y cuya pulsación produce automáticamente el mantenimiento de la tecla de cambios de mayúsculas abajo en forma fija.
palanca para rotar el rodillo: para pasar el rodillo de un borde de un margen al otro.
fijadores de papel: mantiene la hoja de papel fija.
cinta entintada: permite imprimir sobre el papel las teclas pulsadas.


CUESTIONARIO
1. Haga una breve reseña sobre los tres tipos de máquinas de escribir.
2. Cuál es diferencia entre la máquina de escribir mecánica y la eléctrica?
3. Cuál de los tres tipos de máquinas es mas parecida al computador?
4. Mencione cinco partes de la máquina de escribir
5. Cuál es la importancia para la sociedad de la invención de la máquina de escribir?




















jueves, 29 de octubre de 2009

PRACTICA NO 07

CARTAS, MEMORANDOS, INFORMES, ACTAS

Parte de la labor secretarial es transcribir escritos tales como cartas, memorandos, informes y actas.
Cada uno de los documentos escritos anteriormente, tiene una peculiaridad diferente que se debe tomar en cuenta al transcribir.
Por eso encontrará aquí, alguna información sobre estos documentos.

CARTAS
Es una comunicación escrita que se utiliza en todas las empresas, a fin de comunicar sobre un asunto en particular. Debe ser redactada en forma correcta, evitando los vicios del lenguaje, la mala ortografía. Debe utilizarse técnicas de redacción tales como: ritmo, estilo, concordancia. Además de las características tales como: cortesía, modernismo, positivismo, cohesión entre otras.
Existen 3 estilos: bloque extremo, bloque y semibloque.
Las cartas tienen dos formatos de puntuación: abierta y estándar.
1. ELABORE LA CARTA DE CREDITO QUE SE LE ADJUNTA, en el estilo Bloque extremo, tal y como esta.
Puntuación: estándar. El margen izquierdo y derecho de 3cm. Espacio desde el borde de la hoja 10, interlineado: sencillo. Cuatro espacios después de la fecha. dos espacios antes del saludo, en cada uno de los párrafos deje 2 espacios. Después de ATENTAMENTE, deje 5 espacios. Después del cargo deje 2 espacios. deje 2 espacios y digite las iniciales del digitador.

Copie esa misma carta y elabore dos formatos más con los estilos bloque y Semibloque. Grabe el archivo como ESTILOS DE CARTA.
A cada una de las cartas incluya en el encabezado el nombre de su formato.
ACTA
DETALLA ORDENADAMENTE TODO LO TRATADO Y ACORDADO EN LOS DIFERENTES ORGANOS, SE CONSTITUYE EN ELEMENTOS LEGALES MUY IMPORTANTES.
2. Copie el acta que le entrega su profesora. Utilice para el margen derecho 5 cm y 3 cm para el margen izquierdo. Incluya al final del acta las iniciales del digitador. Grabe el archivo como ACTA.

MEMORANDO
Es un comunicado breve, viene de la palabra memoria. Es un asunto importante que debe de recordarse. Se utiliza internamente. No lleva saludo ni despedida.
Adjunto encontrara algunos formatos que le permite realizar este documento breve.
3 Confeccione un memorando con el ejemplo que se le entrega en la copia, escriba la palabra MEMORANDO, mayúscula completa. Lo mismo que: PARA: DE: FECHA: ASUNTO:
Después de la palabra MEMORANDO; inserte una tabla con 4 filas y dos columnas. Ajuste la primera columna con la palabra mas larga. Presione el ícono SIN BORDE para que no aparezca la tabla al imprimirse.
No olvide al final del texto anotar las iniciales del digitador, mayúscula completa, dos espacios después del texto. Grabe como Memo.

INFORMES
Es un documento que se utiliza en todas las empresas para rendir cuentas de un asunto o de algún proyecto que nos hayan encargado. Existen muchos tipos: técnico, informativo, administrativo, expositivo, gráfico, semi-columnario entre otros.
4. Transcriba los informes que se le adjuntan. Escriba con el párrafo a doble espacio, margen derecho –izquierdo de 3cm. Grabe el archivo en Word como INFORMES.
MUESTRE SU TRABAJO AL TERMINAR A SU PROFESORA.

miércoles, 21 de octubre de 2009

TABLAS Y GRAFICOS

Tablas en Word son cuadros con encabezados o títulos: Esta compuesto de texto y números que nos ayudan a resumir datos de cualquier tema.

Los podemos encontrar de diferentes estilos, de acuerdo al gusto y al fin que el usuario que le quiera dar.

La tabla esta compuesta por filas y columnas. Se pueden insertar 10 columnas en un principio, pero si necesitamos más; presionamos clic derecho e insertamos filas o columnas de acuerdo a nuestra necesidad.

OBSERVE LA SIGUIENTE TABLA:




1. Elabore la tabla que se le presenta arriba en Word.

2. PASOS A SEGUIR:
Insertar tabla
Escoja 3 columnas, 8 filas o renglones
Posiciónese en la tabla
Herramientas de tabla
Estilo de tabla: Busque el estilo llamado CUADRICULA MEDIA 2.



3. Abra un archivo nuevo llamado TABLAS


Presione DISEÑO DE PAGINA, Orientación, elija Horizontal. Presione aceptar

Marque INSERTAR, tabla, Escoja una tabla de 5 filas (renglones) y 5 columnas.

Marque con el mouse la tabla, clic derecho. Autoajustar, autoajustar al contenido.

Escriba lo siguiente en la primera fila de cada una de las 5 columnas:

Nombre Salario CCSS Bco. Popular Prestamos total

Posiciónese en la ultima columna. Clic derecho, insertar columna a la derecha, Escriba en el encabezado TOTAL .

Agregue los siguientes datos

Juan Pérez Méndez
350.000.00 31.500 3500 5000 310.000

Juanita Solorzano Molina
450000 40500 4500 55.000 350.000

Sonia Bejarano Castro
270000 24300 2700 ----- 243000

Seleccione la tabla que incluyo los datos. Vaya a la barra de Opciones de word , escoja DISEÑO, estilo de tabla, escoja: Cuadrícula media 3. Aceptar.

Guarde de nuevo como TABLAS.

REALIZACION DE UN GRAFICO

Los gráficos están totalmente integrados con otros programas de versión Office 2007, como Office PowerPoint 2007 y Office Word 2007. Ambos programas proporcionan las mismas herramientas de gráficos que Excel. Si tiene Excel instalado, puede crear gráficos de Excel en PowerPoint y Word haciendo clic en el botón Gráfico de la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Ilustraciones) y utilizando las herramientas de gráficos para modificarlo o darle formato. Los gráficos que cree se incrustarán en Office PowerPoint 2007 y Office Word 2007 y los datos del gráfico se almacenan en una hoja de cálculo de Excel que se incorpora al archivo de PowerPoint o Word.

Elabore la siguiente práctica



Después de haber insertado los datos de la TABLA que se encuentra arriba en esta Práctica. Guarde VIOLENCIA DOMESTICA


Del cuadro de violencia Doméstica, escoja las 2 primeras columnas:


Siga los siguientes pasos:

INSERTAR
Gráfico
Escoja el Circular
Debe posicionarse en el gráfico con el mouse
Presiones Herramientas de Gráfico
Diseño rápido
Escoja Diseño 2
Marque el % para que le inserte el total del porcentaje
Presione presentación
Titulo del Gráfico: Encima del gráfico (escriba Violencia Doméstica)
Grabe el Archivo como VIOLENCIA DOMESTICA.


Muestre como siempre su trabajo a la profesora.












miércoles, 7 de octubre de 2009

PRACTICA NO 04

ENCABEZADOS, PIE DE PAGINA, NOTAS AL PIE, NUMERACION DE PAGS. IMAGENES PLANTILLAS, MACROS, E ILUSTRACIONES

1. Elabore un encabezado de la siguiente empresa:
LIBRERÍA SAGITARIO S.A
200 mts al Sur de la Catedral, Ciudad Quesada, San Carlos
Telf. 24601115-fax 24618800
Correo electrónico: libreríasagitario@racsa.co.cr

2. Inserte un dibujo de acuerdo al nombre de la librería


3. Inserte una tabla con dos columnas y cuatro filas, ajuste la primera columna a la palabra mas larga: ASUNTO

4. Realice el encabezado de un memorando. Ver ejemplo:

MEMORANDO

PARA:

DE:

FECHA: 07 oct. 09
ASUNTO:

5. Inserte la hora en la II casilla de la fecha.

6. Escriba sus iniciales de digitador, al final de la página, dentro del memorando.

7. Cambie los márgenes izquierdo y derecho en 3.81cm.

8. Guarde como Plantilla: MEMORANDO 01

9. Abra un archivo nuevo que se llame Cita bibliográfica.

Escriba el siguiente párrafo:

En el saludo no deben utilizarse abreviaturas para evitar la ambigüedad. Para Ana María Fournier, profesora de Comunicación de la Escuela de Secretariado Profesional, las formas de saludo que más se usan en nuestro país son las siguientes: 1

FORMAL
Estimado Colega:
Estimado señor:
Apreciado señor:
Estimado señor García:
Querido compañero:
Estimado compañero:

INFORMAL
Querido amigo:


En referencias, insertar una cita bibliográfica. Con los siguientes datos:

1 Primera Edición: 2005. Elaboración de tipos de documentos de uso Frecuentes. Camacho, Espinoza, Murillo, pág. No. 59 . Editorial Universidad Nacional. Heredia, Campus Omar Dengo, Costa Rica.

Las referencias bibliográficas en las notas al pie de página deben presentarse en el orden siguiente:
Nombre del autor; título de la obra (en cursiva); datos de la edición (ed. original, segunda edición, etc.); lugar de publicación y nombre del editor; año de publicación; número de la página (p.) o de las páginas (pp.) a la(s) que se hace referencia. Ejemplo:
Philippe Eberlin, Signes protecteurs – Protective Signs – Signos Protectores, Ginebra, CICR, 1983, p. 74.

10. En otro archivo. Realice otra nota de pie de página, con el siguiente texto:

Costa Rica cuenta con prestigiosas universidades públicas: Universidad de Costa Rica, Universidad Nacional, Universidad Estatal a Distancia y el ITCR .2

11. Inserte la imagen de una vaca: Insertar, Imágenes prediseñadas, buscar en colecciones seleccionadas: selecciones Web. En estilo de imagen, escoja perspectiva biselada, dele aceptar. Cierre las imágenes prediseñadas.


12. A la imagen de la vaca inserte un comentario que diga lo siguiente: Tengo una vaca lechera, no es una vaca cualquiera…

13. Insertar el número de página en esta practica, en el principio de la página, rectángulo redondeado 2.

14. Abra la página del COTAI. Envié el logo del colegio a imágenes y péguelo a esta práctica. La imagen debe quedar como sello de agua. Que diga no copiar. Expanda la imagen que quede a media página.

Macros en Word

¿Qué es una macro? Es una función de algunos programas que te permite agrupar una serie de acciones e instrucciones en un solo comando, de tal forma que cuando necesites realizarlas, podrás ejecutarlas a través de un solo ícono, una única instrucción en el menú o una simple combinación de teclas.

miércoles, 30 de septiembre de 2009

PRACTICA NO. 03


Crear, guardar, recuperar, imprimir y diseñar Documentos en Word

Puede que para ustedes esto sea un tema conocido pero habrá alguno de ustedes que no ha manejado correctamente estas herramientas.
1. Abra una carpeta en su escritorio con su nombre. Vaya a Word. Presione en WORD, el ícono de nuevo. Después el botón de Office. Guardar como: PRACTIVA NO. 03- En Herramientas escoja Opciones generales, luego contraseña de apertura. Cree una clave para que solo ud. pueda abrir ese archivo. Anótela para que no se le olvide. Presione aceptar. ESTO CREA UN ARCHIVO CON CLAVE, que le permite a ud. la seguridad que nadie lo pueda abrir.
2. LIMPIAR CABEZAL E IMPRIMIR SIN COLOR A FIN de mejorar la imagen de la impresión:
Abra en Word un archivo llamado IMAGEN
Baje una imagen que tenga color de internet
Presione el botón de Office
Imprimir En propiedades, Marque Opciones de impresión, Marque solo tinta negra, En propiedades marque también la cejilla de Utilidades. Escoja limpieza de cabezales. Aceptar. Cierre la ventana de impresión.
3. CREACION DE UN DOCUMENTO NUEVO: En word crea un archivo llamado pasatiempos. Escriba algo sobre sus pasatiempos. En Diseño de pagina escoja Orientación Horizontal. Tamaño Carta. Divida el texto en tres columnas. Guarde como PASATIEMPOS. Antes de borrar en su computador grabe en su llave maya. Muestréele a su profesora el trabajo.

martes, 22 de septiembre de 2009

PRACTICA NO. 02 HERRAMIENTAS WORD


1. Abra word, cree un archivo llamado PRACTICA 2 WORD.



2. Identifique las barras en la ventana de trabajo de word, que se encuentran en la figura arriba.

3. Aumente el zoom en un 150%, para que su profesora pueda ver su practica.

4. Defina que elementos contiene cada una de las barras de la ventana de trabajo de word.

5. Qué indica cada uno de los iconos que aparecen en amarillo en su ventana de trabajo en word.

6 . Muestre su trabajo final al profesor.